提交電子記錄

引言

當局已於二零零零年一月七日制定《電子交易條例》，以促進在商業及其他用途上使用電子交易。這條條例賦予在電子交易中使用的電子記錄及數碼簽署與以文本形式所作的記錄及簽署相同的法律效力。

2. 法律認可關乎法律規則及在法庭上接納電子記錄為證據的電子記錄及數碼簽署的條文將於二零零零年四月七日起生效。有關《電子交易條例》的進一步詳情，可於政府資訊科技總監辦公室的網頁(網址為www.ogcio.gov.hk)的網站查閱。

根據《建築物條例》的規定提交文件

3. 屋宇署已成立電子收件處，以接收一些根據《建築物條例》的規定所提交的簡單文件。這類文件的例子有：

• 申請註冊為認可人士/註冊結構工程師/註冊岩土工程師(表格BA1號、BA1A號及BA1B號)

• 聘任適任技術人員監督拆卸工程通知(表格BA20號)

• 申請授權進行/保養地下水排水工程(表格BA22號)

• 認可人士/註冊結構工程師/註冊岩土工程師/註冊一般建築承建商/註冊專門承建商通知建築事務監督更改營業地址(表格BA24號)

豁免

4. 由於屋宇署缺乏適當的基礎設施接收所有以電子形式提交的文件，交來的文件如果屬“時間為關鍵因素”、“涉及多人簽署”或“涉及大量格式繁複、附有詳盡文字和專業繪圖的文件”，均可暫時獲豁免受《電子交易條例》的規管。

規格、方式和程序

5. 除獲豁免的條文外，根據《建築物條例》的其他規定以電子形式提交的文件可透過電子郵件送交屋宇署，電郵地址為receipt@bd.gov.hk，或在辦公時間內透過實質媒介送交屋宇署。任何人如以電子形式提交文件，其身分必須獲香港郵政署長或由政府資訊科技總監根據《電子交易條例》認可的其他核證機關發出的數碼證書加以認證。有關電子證書及其申請手續的詳情，可於香港郵政的網站查閱，網址為 http://www.hongkongpost.gov.hk。

6. 商務及經濟發展局常任秘書長(通訊及科技)已根據《電子交易條例》的規定，將接納電子資料的規格、方式及程序刊登憲報[第1265號公告 由 2008 年 3 月 1 日起實施]。請注意《建築物條例》中有關遞交指明表格的額外規定。如未能遵照有關的規格、方式及程序提交文件/表格，所提交的有關文件/表格將告失效。

7. 為方便了解指定的規格、方式及程序，本署現為一般人士提供一份簡介。《建築物條例》各款指明表格的樣本均可下載。

未來計劃

8. 屋宇署會檢討有關一個以電子形式提交文件和處理各類以電子形式提交的文件的系統的發展。待完全建立以電子形式提交文件的系統後，根據《電子交易條例》給予的豁免將予以撤銷。

《建築物條例》獲豁免受《電子交易條例》規管的部分

1. 豁除納入《電子交易條例》第5條的適用範圍的條文

2. 豁除納入《電子交易條例》第6條的適用範圍的條文

提交電子資訊的一般規格、方式及程序 --- 供一般人士參考的說明資料

本文的目的在於說明根據《電子交易條例》（第553章）第11(2)條規定提交電子資訊的規格、方式及程序。

語言

只含英文字符的電子紀錄必須採用美國信息交換標準碼（American Standard Code for Information Interchange （ASCII））或ISO 10646-1:2000編碼。美國信息交換標準碼是由美國國家標準學會 (American National Standards Institute (ANSI))及國際標準化組織 (International Organization for Standardization (ISO))所公布的字符編碼標準，在大多數英文操作系統環境下均通用，例如 Macintosh、微軟視窗 或 Unix。為免生疑問，利用擴充的二-十進制交換碼 (Extended Binary-Coded Decimal Interchange Code (EBCDIC))（萬國商業機器 (IBM) 主機電腦常用的字符編碼標準）編製的電子紀錄，將不予接納；

含中文字符的電子紀錄必須編碼如下：

(a) 中文字符必須採用大五碼(Big-5)編碼，而英文字符必須採用ASCII編碼；中文字符集只限採用大五碼所界定的字符或已納入特區政府於2001年公布的《香港增補字符集》內的字符；[大五碼（Big-5)是本港常用的漢字編碼標準。為免生疑問，國標碼（通行的中文簡體字編碼標準）將不予接納；《香港增補字符集》可從香港特別行政區政府的「數碼２１新紀元」網站下載]；或

(b) 中文及英文字符必須採用ISO 10646-1:2000編碼，而中文字符集只限採用ISO 10646-1:2000所界定的中日韓文統一表意文字(Chinese-Japanese-Korean (CJK) Unified Ideographs) 的中文字符或已納入特區政府於2001年公布的《香港增補字符集》的字符。ISO 10646-1:2000（通常稱為 Unicode）是支援多語言環境下的字符編碼通用標準。雖然 ISO 10646-1:2000 標準包羅許多其他語言的字符（例如希臘文、俄羅斯文或阿拉伯文的字符），但電子紀錄只限採用中日韓文統一表意文字內的字符。

電子紀錄可採用下列方式提交 :

(a)  符合簡單郵遞傳送規約（Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)）及多功能互聯網郵遞伸延（Multipurpose Internet Mail Extension (MIME)）標準或保密多功能互聯網郵遞伸延（Secure Multipurpose Internet Mail Extension (S/MIME)）標準，及利用容量不多於 10MB（百萬字節）的電子郵件提交。容量多於 10MB 的電子郵件將不予接納。

簡單郵遞傳送規約(SMTP)是由互聯網工程專責組(Internet Engineering Task Force) (IETF)所公布有關電腦系統間交換電子郵件的規約標準。大部分用以處理電子郵件的常用軟件套裝，如網景通訊家族（Netscape Communicator）、Microsoft Internet Explorer、Microsoft Outlook、Eudora 或其他 Unix 電郵軟件等，均符合簡單郵遞傳送規約的標準。

MIME是簡單郵遞傳送規約（SMTP）的伸延，讓互聯網上各類數據檔得以轉換及S/MIME是由互聯網工程專責組(Internet Engineering Task Force) (IETF)所公布的電郵訊息格式標準[只可使用Microsoft Outlook Express 6.x及 Mozilla Thunderbird 1.5或以上共同採用的S/MIME(第3版)功能]。

如非採用數碼簽署，只要符合簡單郵遞傳送規約所訂標準便可予接納。如須採用數碼簽署，則必須符合保密多功能互聯網郵遞伸延標準。

(b)  以實物形式使用容量為 1.44 MB 及採用 MS-DOS 格式的 3.5 吋磁碟，以存放容量不多於一張磁碟儲存量的檔案。簡而言之，用於微軟視窗操作系統的軟磁碟可予接納。為免生疑問，利用 Macintosh 操作系統製作的軟磁碟，應採用可在微軟視窗環境下閱讀的格式；

(c)  以實物形式使用 ISO 9660 格式的唯讀光碟（CD-ROM）。簡而言之，通行的唯讀光碟版本〈包括唯讀 (Read-only)、單寫多讀 (Write-once-read-many) 及多寫多讀 (Write-many-read-many) 形式的唯讀光碟〉可予接納 ； 或

(d) 以實物形式使用 ISO 13346 格式的唯讀型數碼多功能光碟（DVD-ROM）。簡而言之，通行的唯讀型數碼多功能光碟版本〈包括唯讀 (Read-only)、單寫多讀 (Write-once-read-many) 及多寫多讀 (Write-many-read-many) 形式的唯讀型數碼多功能光碟〉可予接納 。

電子紀錄進行壓縮時須採用下列壓縮標準：

(a)  Zip 檔 ( .zip ) —  由 WinZip Computing Incorporated 所公布的檔案壓縮標準；或

(b)  GNU zip 檔 ( .gz ) — GNU Zip 是用以壓縮檔案的實用程式。

文字資料可用電子紀錄形式提交。不過，市面上有許多供不同操作系統使用的文字處理軟件、共用軟件及免費軟件。文本形式的文件雖然可以利用不同種類的文字處理軟件擬備，但提交的文件必須以下列其中一種格式儲存：

(a)  純文字（Plain text (TXT)）格式 — 這種文件格式是利用不同語文編碼方案，把所載的一連串字元及其組成的字詞編成電腦可讀格式。市面上大部分文字處理軟件均容許使用者以純文字格式儲存文件。有一點必須注意，當文件以純文字格式儲存時，字體大小、粗體、斜體、加底線等特別效果便會消失。

(b)  微軟的豐富文本格式（Rich Text Format (RTF)）— 這種由微軟公司公布的格式可獲市面上大部分文字處理軟件支援，並可用以提交格式編排保持不變的檔案。儲存時，只須選擇「另存新檔」功能及選擇「Rich Text Format (RTF)」作為文件種類。

(c)  超文本標示語言格式（Hypertext Mark Up Language Format (HTML)）— HTML 是 World Wide Web Consortium 所公布的一種文件格式，適用於網頁的內容。市面上許多文字處理軟件均容許使用者以 HTML 格式儲存文件。為免生疑問，包含 Visual Basic 程序、Flash、Java 程式或其他程式編製代碼的文件將不予接納；或

(d)  Adobe Portable Document Format (PDF)（兼容 Acrobat 第３、4、5、6、7或8版）—PDF 格式由 Adobe Systems Incorporated 所公布。使用者可利用工具把文本形式的文件轉換為 PDF 格式。

電子紀錄內的圖形/圖像必須採用下列其中一種圖形/圖像檔案格式：

(a)  Adobe Systems Incorporated 所公布的圖形檔案格式 (Encapsulated PostScript Files (EPSF))；

(b)  Adobe Systems Incorporated 所公布的標誌圖形檔案格式 (Tag Image File Format (TIFF))；

(c)  互聯網工程專責組 (Internet Engineering Task Force (IETF)) 所公布的便攜式網絡圖像格式 (Portable Network Graphics (PNG))；

(d)  CompuServe Incorporated 所公布的圖形互換檔案格式 (Graphics Interchange Format (GIF))；或

(e)  國際標準化組織 (International Organization for Standardization (ISO)) 及國際電信聯盟 (International Telecommunication Union (ITU)) 所公布的聯合圖像專家小組規範 (Joint Photographic Experts Group (JPEG))。

電子紀錄內的電腦輔助設計（Computer Aided Design（CAD））繪圖必須採用以下檔案格式： 

(a) Autodesk,Inc. 所公布的立體圖形檔案格式 (Autodesk Drawing Exchange Format（DXF）)。

在下述情況下，根據法定條文提供、出示或送達的電子紀錄必須附有數碼簽署：

(a)  條文明確規定須由人簽署；或

(b)  條文規定提交資料須採用指明表格以及必須在該指明表格上簽署。

只有政府資訊科技總監根據《電子交易條例》認可的核證機關發出的認可證書所證明的數碼簽署，才可獲接納。數碼簽署須按照保密／多功能互聯網郵遞伸延標準 (Secure Multi-purpose Internet Mail Extension (S/MIME)) 、公開密碼匙加密標準 (Public-Key Cryptography Standards (PKCS#7)) 或 PDF v1.5/1.6/1.7  隨附於電子紀錄。市面上現有瀏覽器的大部分升級版都可以支援利用公開密碼匙加密。

就包括多個電子紀錄及必須加以簽署的電子紀錄而言，每一個別紀錄均須以數碼形式分開簽署。

其他

所提供、出示或送達的電子紀錄不得載有任何電腦指令，包括但不限於：

(a) 電腦病毒；及

(b) 巨集指令、簡短程式和字段（視乎執行指令的環境，而電腦在執行這些指令、程式或字段時會令電子紀錄本身或顯示電子紀錄的資訊系統出現改變。）

若以電子方式向特區政府遞交政府表格，必須利用〝政府電子表格〞（以軟件形式提供）以產生有關電子紀錄，並作出數碼簽署（如有規定）。附於電子紀錄的個別證明文件（如有的話）的格式，必須符合以上訂明的一切有關規定。

有關《建築物條例》的額外規定

若所提交的是建築事務監督根據《建築物條例》（第123章）第22(4)條所指明的表格，則有關表格的電子紀錄只可採用微軟豐富文本（RTF）格式。

指明表格的樣本

電子表格

若以電子方式遞交下列表格，可以利用政府電子表格（以軟件形式提供）以產生有關電子紀錄。

修訂日期: 2008年 12月 15日